Zasada Pareta a zarządzanie czasem

Może już słyszeliście o zasadzie Pareta albo tajemniczym 80/20. Chcę Wam nieco przybliżyć „czym to się je” i jak można wykorzystać tę technikę w efektywnym zarządzaniu swoim czasem. 

Skąd pochodzi zasada Pareta?

Zasada Pareta wzięła się z zagadnień dotyczących ekonomii i zarządzania. Propagatorem wspomnianej koncepcji był Joseph Juran, amerykański teoretyk zarządzania, który w 1951 roku wydał pracę pt: „Quality Control Handbook”. Podpierał się on w niej odkryciami włoskiego ekonomisty i socjologa  z przełomu XIX i XX wieku, Vilfredo Pareto. Juran zawarł w swojej pracy spostrzeżenia dotyczące dystrybucji zasobów i sformułował uniwersalną zasadę do zastosowania w bankowości, socjologii, psychologii społecznej, a co ważne dla nas, w zarządzaniu czasem.

Wnioski Vilfreda Pareta

Pareto spostrzegł, że tylko 20% społeczeństwa posiada aż 80% wszystkich dóbr ogólnych. Późniejsi badacze odkryli, że proporcja ta dotyczy także innych dziedzin życia. Z tego względu zasada Pareta przechodziła modyfikacje, powstała m. in. klasyfikacja ABC, według której analizowane elementy należy dzielić na 3, a nie 2 grupy. Niemniej jednak wnioski wyciągnięte przez Pareto są niemalże w każdym przypadku jednakowo trafne. 

Zasada 80/20

Liczby 80 i 20 są nierozłącznie związane z zasadą Pareta. Opiera się ona na regule, zgodnie z którą 20% analizowanych elementów przypada na 80% danych zasobów. W biznesie odzwierciedleniem tego jest fakt, iż 20% usług, produktów lub klientów generuje 80% zysku. 

Najbardziej nas interesująca interpretacja tego założenia, dotyczy efektywności pracy. Według niej 20% wykonywanych czynności daje aż 80% efektów. Natomiast pozostałe 80% wykonywanej pracy, przynosi mierne skutki. 

Odchylenia od podstawowej wersji zasady Pareta

Proporcja 80/20 jest słuszna w większości przypadków. Jednak bywa i tak, że liczby te zmieniają się i przybierają postać: 95/5, 90/10, 75/25 lub 60/40 itd. Niezależnie od przesunięć, zawsze ma miejsce ta sama prawidłowość, mniejsza część wysiłków daje największe rezultaty. Przy czym niestety, osiągnięcie 100% wydajności jest awykonalne. 

Zastosowanie zasady Pareta w zarządzaniu czasem

Wspomniana technika może zagwarantować zwiększenie efektywności, pod warunkiem, że będziemy dobrymi obserwatorami i analitykami własnej pracy. Zasada 80/20 pozwala na uniknięcie strat czasu. A to ogromna korzyść dla osób, którym zależy na zwiększaniu swojej wydajności. 

Aby zastosować zasadę Pareta, trzeba wyselekcjonować najważniejsze obszary swojego działania i zestawić je z obowiązkami, potem przekalkulować je na efekty. W tym momencie odpowiadamy więc na proste pytanie: „co robię i co z tego realnie mam?”. Powtarzamy ten proces tak długo, aż opiszemy wszystkie wykonywane przez siebie czynności. Następnie, z każdej grupy typujemy zadania priorytetowe, najbardziej dochodowe. Kolejnym krokiem jest ustalenie odpowiedniej kolejności działań oraz przypisanie im czasu trwania. Czas, którym dysponujemy w odniesieniu do każdego punktu, zaniżamy. A to dlatego, że znów stosujemy zasadę 80/20, co oznacza, że tylko 20% czasu wykorzystamy na 80% spełnienia obowiązku. Kolejnym krokiem w stosowaniu koncepcji Pareta jest niwelowanie zajęć, które stanowią 80% naszej pracy, a przynoszą jedynie 20% efektów. 

Jeśli sumiennie wypełnisz warunki zasady Pareta, masz 80% gwarancji na poprawę Twojej organizacji czasu 😉. To całkiem konkretne i wystarczająco duże zapewnienie, że warto stosować zasadę 80/20 na co dzień. 

Grafiki pochodzą z  freepika