Macierz Eisenhowera - po co i jak ją stosować?

Macierz Eisenhowera, znajdziesz także pod nazwą Kwadrat lub Matryca Eisenhowera. Mianowane tak, czy inaczej, jest świetnym narzędziem służącym do ustalania priorytetów. Macierz uświadomi Ci, przede wszystkim, w jaki sposób odróżniać sprawy pilne od tych faktycznie ważnych. 

Kilka słów o twórcy metody 

Autorem macierzy jest Dwight David Eisenhower, generał United States Army i trzydziesty czwarty Prezydent Stanów Zjednoczonych. Mimo, że pochodził on z biednej rodziny, nie przeszkadzało mu to w staniu się tęgim umysłem i dobrym strategiem. Zapisał się on w historii jako niezwykle produktywna głowa państwa. A za jego sukcesami stało odseparowywanie spraw pilnych od ważnych. Dwight David Eisenhower wypowiedział ponoć słowa, które świetnie obrazują jego podejście:

"To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.

Czym jest Kwadrat Eisenhowera? 

Matryca zawiera myśl jej twórcy. Stanowi ona narzędzie, które sprawdzi się świetnie do analizy działań, ich priorytetyzowania i planowania oraz oceny swojej produktywności. Jej używanie skutkuje podejmowaniem bardziej słusznych decyzji związanych z rozsądnym rozparcelowaniem zadań w czasie. 

Kiedy Kwadrat sprawdza się najlepiej? 

Według mnie, ta metoda zarządzania czasem została stworzona do analizowania i planowania okresów tygodniowych. Pozwala ona na sensowne zarządzanie czynnościami, które umiejscawiane są odpowiednio w czasie i świetnie koreluje z tym 7 dni. Korzyść z jej stosowania to zyskanie umiejętności ustalania, które z czynności do wykonania są dla Ciebie priorytetowe. Ponadto dzięki matrycy nauczysz się oceniać swoją produktywność.  

Układ Macierzy 

Matryca dzieli zadania na dwie kategorie: 

1. Ważne, czyli takie, które mają dla Ciebie dużą wartość. Dzięki nim przybliżasz się do swoich celów i realizujesz marzenia. 

2. Pilne, a więc sprawy, które są mało istotne, ale mają swój bliski deadline. 

Kiedy zmiksujemy te dwa typy zadań, otrzymamy cztery grupy, różniące się na tyle, by traktować je odmiennie podczas umieszczania ich w swoim terminarzu: 

➡ Ważne i Pilne – to te zadania, które należy wykonywać osobiście i spieszyć się, bo mają krótki deadline. Jeśli je sobie odpuścisz, skutki tego będą bardzo niekorzystne. 

➡ Ważne i Niepilne – to sprawy, które warto dobrze zaplanować. One bowiem prowadzą do realizacji Twoich marzeń i wiodą Cię do osiągnięcia wytyczonych celów. W dużej mierze odpowiadają więc za życiowy sukces. Nie są to czynności naglące, ale nie należy odkładać ich w nieskończoność. 

➡ Nieważne i Pilne - to grupa zadań dość błahych, ale do wykonania niemalże tu i teraz. Najlepiej zlecić je komu innemu, jeśli masz taką możliwość. 

➡ Nieważne i Niepilne – to tacy trochę bandyci i złodzieje, bo marnujesz przez nich swój cenny czas i rozpraszają oni Twoją uwagę. 

Układ zadań warto nanieść na schemat, np. w takiej postaci:

Jak zacząć stosować Macierz Eisenhowera? 

Kiedy nie jesteś jeszcze biegły w stosowaniu tej metody, świetnie sprawdzi się przerysowanie powyższej tabeli na dużą kartkę. Następnie weź samoprzylepne karteczki i na każdej z nich zapisz pojedyncze zadanie do wykonania. Przyporządkuj je do odpowiednich okienek. Pewnie okaże się, że czynności te wylądowały w „ważnych i pilnych” oraz w „nieważnych i pilnych”. Dlatego tym razem zapisz na karteczkach swoje marzenia i cele oraz czynności, które robisz w ciągu dnia, a się przez nie wkurzasz. I puff, masz wszystkie kwadraty macierzy wypełnione. Teraz już wiesz, co zrobić z konkretnymi grupami zadań. Powodzenia!

Schemat należy do fabrykaslow.net

Grafika pochodzi z freepik